合併信件是將信件範本與人脈資料合併，例如：信件的開頭名稱必須顯示人脈資料的名字，所以需要一封一封的改變，而信件某些內容並不會改變。名稱必須改變，所以需要插入人脈名稱欄位的紀錄。

步驟1. 在word寫信
首先在word輸入文字內容，其中<>是變數(你也可以自定其他符號作為變數)，需要填入人脈欄位的資料。

步驟2. 啟動合併列印
然後點選 "郵件>啟動合併列印>信件" 。除此之外也可以使用在電子郵件訊息、信封、標籤與目錄等。

步驟3.　選取收件者
接下來點選 "郵件>選取收件者>" 使用現有清單。要從Excel裡面擷取人脈資料，所以需要選擇這個選項；如果想要重新輸入，就要選擇 鍵入新清單;也可以選擇從outlook聯絡人選取。

開啟顯示開啟檔案的窗格，點選 人脈資料管理檔案，再按開啟。

接下來選擇 主檔$，這是人脈資料的工作表，再按確定。

步驟4. 編輯收件者清單
如果所有人脈清單都要傳送，就不需要選擇。也可以在清單上取消勾選，該人員就不會收到你的信件，再按確定。

步驟5. 插入合併欄位
選擇信件開頭的<名字>，再按 插入合併欄位，顯示窗格再選擇 姓名，再按  "插入" ，信件內容就會將<名字>，更改為<<姓名>>，也就是欄位清單的變化，這封信件就會開始依據清單變化。再將<日期>改為<<最近見面>>，<公司>改為<<公司>>，<號碼>改為<<行動電話>>就完成這封信的變數項目。

步驟6.　檢視資料是否正確
點選 "預覽結果" 就會看到信件的個人化資料，再按向右指示方塊，信件內容就會變動下一筆的清單。

步驟7.　完成與合併
最後完成合併後，必須將信件列印出來。點選 "完成與合併>列印文件" 。

顯示 "合併到列印" 窗格之後，點選 "全部" 再按 "確定" 。當然也可以點選目前的紀錄　"只印這一筆"，或點選某範圍的筆數。