大宗客製化訊息的傳送訣竅
  類別:  數位生活
  書號:  ACV017200
  作者:  周勝輝
 

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合併信件是將信件範本與人脈資料合併,例如:信件的開頭名稱必須顯示人脈資料的名字,所以需要一封一封的改變,而信件某些內容並不會改變。名稱必須改變,所以需要插入人脈名稱欄位的紀錄。

步驟1. 在word寫信
首先在word輸入文字內容,其中<>是變數(你也可以自定其他符號作為變數),需要填入人脈欄位的資料。

步驟2. 啟動合併列印
然後點選 "郵件>啟動合併列印>信件" 。除此之外也可以使用在電子郵件訊息、信封、標籤與目錄等。

步驟3. 選取收件者
接下來點選 "郵件>選取收件者>" 使用現有清單。要從Excel裡面擷取人脈資料,所以需要選擇這個選項;如果想要重新輸入,就要選擇 鍵入新清單;也可以選擇從outlook聯絡人選取。

開啟顯示開啟檔案的窗格,點選 人脈資料管理檔案,再按開啟。

接下來選擇 主檔$,這是人脈資料的工作表,再按確定。

步驟4. 編輯收件者清單
如果所有人脈清單都要傳送,就不需要選擇。也可以在清單上取消勾選,該人員就不會收到你的信件,再按確定。

步驟5. 插入合併欄位
選擇信件開頭的<名字>,再按 插入合併欄位,顯示窗格再選擇 姓名,再按  "插入" ,信件內容就會將<名字>,更改為<<姓名>>,也就是欄位清單的變化,這封信件就會開始依據清單變化。再將<日期>改為<<最近見面>>,<公司>改為<<公司>>,<號碼>改為<<行動電話>>就完成這封信的變數項目。


步驟6. 檢視資料是否正確
點選 "預覽結果" 就會看到信件的個人化資料,再按向右指示方塊,信件內容就會變動下一筆的清單。

步驟7. 完成與合併
最後完成合併後,必須將信件列印出來。點選 "完成與合併>列印文件" 。

顯示 "合併到列印" 窗格之後,點選 "全部" 再按 "確定" 。當然也可以點選目前的紀錄 "只印這一筆",或點選某範圍的筆數。

 

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