如果要將同一份文件寄發給許多人時,不妨試試合併列印的功能來製作這個繁雜且重複的功能。
合併列印是關於利用文件與資料來源結合後產生的結果,它能夠在相同的文件中插入不同的資料內容,產生對予不同對象的成品。
例如:常見的通知單,文件的內容相同,可是要給予的人員姓名不同,若要一一製作就十分耗時。如果已經事先整理好人員名單,只要在完成文件後,指定名單中姓名欄位插入在文件中顯示姓名的地方,快速產生不同的文件,這就是合併列印。
設定標籤的版面
目前市售的標籤以 A4 紙尺寸為準,以下將在 Word 中設定標籤的版面。
STEP 01 請新增一個空白文件,然後於 郵件 索引標籤選按 啟動合併列印 \ 標籤。
![](http://www.gotop.com.tw/waweb2004/img_book/CI0197/1.jpg)
STEP 02 此時會開啟 標籤選項 對話方塊,這裡最重要的是選擇 標籤樣式,完成後按確定 鈕。![](http://www.gotop.com.tw/waweb2004/img_book/CI0197/2.jpg)
插入收件者的合併欄位
STEP 01 接著要設定收件者資料的來源,這裡也要將範例資料夾的 <通訊錄.docx> 匯入檔案中的表格到目前的文件來使用。![](http://www.gotop.com.tw/waweb2004/img_book/CI0197/3.jpg)
STEP 02 接著要將匯入的通訊錄資料欄位,插入到信封上顯示。![](http://www.gotop.com.tw/waweb2004/img_book/CI0197/4.jpg)
STEP 03 請選按 郵件 索引標籤 \ 更新標籤 鈕,即可將剛才所指定的欄位名稱套用到所有的儲存格中。![](http://www.gotop.com.tw/waweb2004/img_book/CI0197/5.jpg)
預覽合併結果及完成合併
STEP 01 請選按 郵件 索引標籤 \ 預覽結果,即可在文件內看到資料套入標籤後的結果。
![](http://www.gotop.com.tw/waweb2004/img_book/CI0197/5.jpg)
STEP 02 請選按 郵件 索引標籤 \ 完成與合併 \ 編輯個別文件,即可將資料合併成新文件以供編輯。![](http://www.gotop.com.tw/waweb2004/img_book/CI0197/7.jpg)
STEP 03 在 合併到新文件 對話方塊設定 合併記錄:全部,最後按 確定 鈕即會將成品新增到一個檔案中。
![](http://www.gotop.com.tw/waweb2004/img_book/CI0197/8.jpg)
STEP 04 最後請儲存原來的合併列印文件為 <標籤-合併列印.docx>,並將合併後的新文件儲存為 <標籤-合併列印結果.docx>。