在寄發會議通知、研習會通告等文件時，合併列印信件的功能將是您不可或缺的利器。您必須先準備：

˙活動會議的通知單或研討會通知單的撰寫。
˙準備好參與活動會議或研討會的人員名單。(建議使用Excel 建立名單)
˙進行［郵件］索引標籤的操作，［啟動合併列印］［信件］操作。

Step 1.
點按﹝郵件﹞索引標籤> ﹝啟動合併列印﹞群組裡的﹝啟動合併列印﹞命令按鈕 > 下拉式選單中點選﹝信件﹞選項。

Step 2.
點按﹝啟動合併列印﹞群組裡的﹝選取收件者﹞命令按鈕 > 下拉式選單中點選﹝使用現有清單﹞選項。

Step 3.
開啟﹝選取資料來源﹞對話方塊，選擇資料來源檔案。

點按﹝啟動合併列印﹞群組裡的﹝編輯收件者清單﹞命令按鈕。

Step 4.
開啟﹝合併列印收件者﹞對話方塊，可以在此對研習名冊資料來源檔案進行資料記錄的篩選、排序。

Step 5.
點選信件中要插入受文者姓名的位置 > 按﹝書寫與插入功能變數﹞群組裡的﹝插入合併欄位﹞命令按鈕，從展開的下拉式選單中點選所要使用的資料欄位。例如：﹝姓名﹞。

Step 6.
點選信件中要插入參與梯次的位置> 按﹝書寫與插入功能變數﹞群組裡的﹝插入合併欄位﹞命令按鈕，從展開的下拉式選單中點選所要使用的資料欄位。例如：﹝梯次﹞。

Step 7.
點按﹝完成﹞群組裡的﹝完成與合併﹞命令按鈕 > 下拉式選單中點選﹝編輯個別文件﹞功能選項 按鈕。

開啟﹝合併到新文件﹞對話方塊，點選﹝全部﹞選項並點按﹝確定﹞

完成研習會通知單的套印，產生了33 頁研習會通知單囉。